职位描述
文件与档案管理
负责日常办公文件的收发、登记、分类、整理与归档工作,确保文件资料的完整性与易查性。例如,对公司的合同文件、项目报告、会议纪要等进行有序编号与存放,在需要时能够迅速准确地调取。
定期对档案进行清查与盘点,及时更新档案目录,对过期或无用的文件按照规定流程进行销毁处理。
行政事务协助
协助处理办公室内部各类事务,包括接听电话、转接来电,礼貌热情地接待来访客人,做好引导与茶水服务等工作,展现公司良好形象。如接待客户来访时,提前了解来访目的,安排合适的接待场所与人员。
负责办公用品的采购、入库、发放、登记以及库存管理工作。定期统计办公用品的使用情况与库存数量,根据需求制定采购计划,降低采购成本,同时确保办公用品的充足供应。例如,每月对办公用品进行盘点,根据使用频率与库存水平确定下月采购清单。
协助安排公司内部会议,包括预订会议室、准备会议资料、通知参会人员等会前工作,以及做好会议记录、整理会议纪要并及时分发给相关人员等会后工作。跟进会议决议的执行情况,及时向领导反馈进展。
负责公司办公环境的日常维护,与物业公司保持沟通,协调解决水电维修、环境卫生、设施设备维护等问题,营造舒适的办公环境。如发现办公区域的照明设备故障,及时联系物业维修人员进行维修。
数据处理与报表制作
负责相关业务数据的录入、核对与更新工作,确保数据的准确性与及时性。例如,录入销售数据、员工考勤数据等,并进行数据清洗与校验。
运用 Excel 等办公软件,对数据进行整理与分析,制作各类报表与图表,为领导决策提供数据支持。如利用 Excel 函数制作销售业绩月报表、员工加班时长统计图表等。
其他工作
完成上级领导交办的其他临时性、突发性工作任务,积极配合各部门的工作需求,确保公司整体运营的顺畅。